公寓大廈帳務處理概況說明
一、帳簿設置規定：
依公寓大樓管理條例施行細則 第10條( 94/11/16 )
1. 會計帳簿，指日記帳及總分類帳。
2. 財務報表，指公共基金之現金收支表及管理維護費之現金收支表及財產目 錄、費用及應收未收款明細。
二、會計處理建議以現金基礎
l 以現金收、支為記帳基礎，再另外編製一些說明收、支項目的輔助報表資訊（包括實際收入與總坪數應有收入之調節表、欠繳及預繳明細等）讓住戶可以核對及了解。
l 現金為記帳基礎，現金收入（銀行存款增加）、支付（銀行存款減少）之相對科目，不可用應收、預收或應付、預付科目；而是直接用XX收入及XX支出科目入帳，表達在收支表。
l 例如：住戶預繳下月管理費，分錄是：
借：現金，
貸：管理費收入(不用預收管理費收入)
l 月底未收管理費僅要編表管理，併同收支表一同公告，免估列應收管理費入帳；遲交管理費，於收到月份直接入管理費收入科目。
l 保證金之收入（借：現金；貸：存入保證金）及返還（借：存入保證金；貸：現金）情況，本質並非管理費，建議加在管理費收支表結餘下方，以得出該期淨現金變化，讓銀行存款收支完整呈現，且餘額可以相勾稽。實務上，也常見有以保證金收入及保證金支出，直接放在收入及支出項下表達。
三、支票之使用
l 建議原則上收、付均不使用支票，帳務較簡單。
l 支票本質是支付工具，不是信用工具，所以若使用支票應為現金票。
l 應繳管理費以現金為原則。不得已時，至少應要求以住戶為發票人之即期支票(現金票)為限，否則會增加帳務處理複雜度。
l 預繳管理費之支票，變通之簡化方法：可考慮將支票視同現金入帳，然後在現金明細表中列明內含未到期票據明細金額，並仔細說明性質、發票人及到期日。
l 習慣用支票付款，也可請銀行協助開立抬頭禁背之銀行本票付款。
四、會計帳處理程序
l 依據原始交易憑證（發票或收據等足以證明交易事實文件）編製傳票。
l 傳票依規定的程序，經適當審查核准後，登入日記帳
l 將日計帳分錄，依借、貸會計科目之金額及內容分別抄寫到總分類帳（此程序俗稱：過帳）。
l 結總分類帳個科目餘額，編製財務報表。
五、會計借、貸觀念說明
l 現在通行之會計稱為複式簿記，每筆交易均以借、貸兩科目來紀錄與表達在報表上，且一定是借、貸平衡（金額相等）。
l 會計分錄最重要基本觀念就是左借、右貸。所以，要暸解會計分錄，首先要能分辨會計科目屬性，區分其為借方性質或貸方性質。若有一項交易使某一借方性質科目金額增加，分錄就是借：該科目；反之，若是使該借方性質科目金額減少，分錄就會是貸：該科目。
l 大家常見的資產負債表，將一個公司的資產內容表達在報表左邊（借方），資產所有者(債權人及股東)表達在報表右邊（貸方）。借貸平衡，所以資產負債表，亦稱「平衡表」。
l 請參考次頁附表－台北股份有司限公司的資產負債表
既然一個公司的資產內容表達在報表左邊（借方），資產所有者(債權人及股東)表達在報表右邊（貸方）。意即資產(財產)是借方性質科目，債權人及股東權益是貸方性質科目。
l 而損益性質的科目，營業收入是會增加股東權益的，所以是貸方性質科目。一般常見交易分錄就是借：現金(或應收帳款，資產增加)，貸：銷貨收入(股東權益增加)
l 營業成本及費用會減少股東權益的，所以是藉方性質科目。一般常見交易分錄就是借：××費用，貸：現金
l 要讓借方性質增加就用借，讓借方性質減少就用貸。如果你能了解：借讓借方性質科目增加，讓貸方性質科目減少；貸讓貸方性質科目增加，讓借方性質科目減少，大概就入門了。歸納會計課目的分類及性質如下：
1. 資產科目：借方性質
2. 負債科目：貸方性質
3. 股東權益：貸方性質
4. 收入科目：貸方性質
5. 成本及費用：借方性質
l 例如：若一筆交易讓現金增加，就要借：現金（現金資產增加）；同時也要有一相對貸方科目，說明現金增加之來源及性質，借貸才能平衡
1. 若現金增加是來自應收帳款收回，就貸：應收帳款（應收帳款資產減少），事實上只有資產轉換而已
2. 若現金增加是向銀行借來的，就貸：銀行借款（銀行借款增加），借貸平衡，左右還是平衡
3. 若現金增加是銷貨收入產生的，就貸：銷貨收入（銷貨收入增加），收入會經過損益表結算轉為盈餘，讓累積盈餘（貸方科目）增加借貸平衡，左右還是平衡
l 例如：若一筆交易讓現金減少，就要貸：現金（現金資產減少）；同時也要有一相對借方科目，說明現金減少之去向及性質，借貸才能平衡
1. 若是買固定資產，就借：固定資產，讓固定資產資產餘額增加
2. 若是還銀行借款，就借：銀行借款，讓銀行借款負債餘額減少
3. 若是支付薪資費用，就借：薪資費用，讓薪資費用餘額增加（會再透過損益表顯示損失，讓累積盈餘減少）
附表
台北股份有司限公司 | |||
資產負債表 | |||
資產： | 借方餘額 | 負債及股東權益： 貸方餘額 | |
現金 | 100,000 | 銀行借款 | 400,000 |
應收帳款 | 500,000 | 應付帳款 | 200,000 |
存貨 | 300,000 | 股本 | 400,000 |
固定資產 | 600,000 | 累積盈餘 | 500,000 |
| 1,500,000 |
| 1,500,000 |
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