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管理辦法:門禁、裝潢、停車場、垃圾、財務、廣告招貼物…等各項管理辦
法草案之規劃與建議。
社區檔案:建立各項事務檔案資料,使社區各項事務工作均有脈絡可循。
管理作業:管理中心維護作業、環境維護、機電作業等各項管理維護作業之
規劃與建議。
會議召開:社區內各項會議之召開準備及執行作業。
公告張貼:社區各項公告之製作及張貼作業。
對外聯絡:對外事務之發函及聯絡廠商修繕報價。
收 發 文:建立社區公共事務收發文作業。
採購庶務:庶物用品之代(採)購。
執行結果:每月例會提出執行報告。
其 他:其他社區相關行政事務之執行。
管 理 費:1.協助管理費及社區財務評估。2.管理費收取、催繳及收繳執行報告。
公共費用:代繳各項公共費用。
教育訓練:各類管理服務人員之教育訓練。
大樓講習:依需要辦理社區講習(消防、防震等)。
消防編組:依需要成立消防救災編組。
其他有關社區各項事務管理作業。
總幹事派駐現場工作要項
.公告進駐與完成工作上之財產點交。
.職場管理服務人員工作守則。
.各種報表、資料等檔之建立。
.檢查管理服務人員之裝備是否齊全、儀容是否整齊。
.依派駐現場之實況、特性與管委會之要求,策劃相關之辦法或規定。
.協調公司業務課承辦人,瞭解職場合約之相關內容,或業主(建設公司)特別
規定注意事項。
.協助管委會與建商,完成公設、財產等交接。
.策劃舉行區分所有權人會議。
.向所屬市(縣)政府建管課使用管理科或鄉(鎮市) 公所建設課或民政課申請
管委會核准備案。
.建立各種相關之名冊與資料:1.住戶名冊與資料卡。2.管理委員會通訊錄
。3.緊急聯絡電話簿。4.社區(大樓)平面圖。5.地下停車場平面圖。6.住
戶意見反應調查表及意見箱。7.地下停車場車位車主名冊、車牌號碼及編
號。8.車輛違規停放舉發單。
.申請行政事務(雜支)費。
.召開管委會委員會議,並負責記錄。
.執行有關行政庶務工作與督導管理保全、機電、清潔等服務。
總幹事每日工作程序
.上下班回報公司與填具總幹事工作日誌。
.檢查各項表冊:
1.總幹事工作日誌表。2.保全人員日誌表。3.會客登記記錄。4.住戶留言
登記簿。5.電話記錄簿。6.勤務班表。7.管理費繳費登記簿。
.督查現場人員執勤情況。
.督查環境清潔。
.巡視社區各公共區域。
.連絡管委會(主委)有否協辦事項。
.執行例行性行政事務。
.收(催)繳管理費與財務委員對帳、隔日將管理費存入帳戶。
.突發狀況處理與報告。
.呈核各種報表與案件,批核後存察、執行。
.管委會臨時交辦工作。
.服裝穿著規定:1.(春、夏)上衣著襯衫打領帶、配掛員工識別證。2.(秋、
冬)著深色西褲、襯衫打領帶、外穿夾克外套或西裝外套、配掛員工識別證。
總幹事一般定期工作要項
一.召開管委會委員會議:.開會前七至十日以會議通知單,通知各委員並
公告與副送公司樓管處乙份備查。.會議之前,佈置會場、準備茶水、飲料、席位牌、簽到簿、發言與會議報告(工作報告、上次會議決議案報告、討論議題及相關資料附件) 之書面資料。.會議開始清查與會人數並報告會議程序,會議進行時兼任記錄。.會後將記錄呈主委批可後,印發各委員乙份與公布,並副送公司乙份備查。.執行委員各項會議決議案,並將執行情形列入下次會議報告資料。
二.總幹事日誌,於每月一日前送交公司審核與存檔。
三.總幹事參加公司之工作講習與會報