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管理組織包括區分所有權人會議，管理委員會及管理負責人．管理委員會應向區分所有權人會議負責並向其報告會務且管理委員會會議決議內容，不得違反本條例規約或區分所有權人會議決議．所以我們也可以說，區分所有權人會議決議是社區的最高權力決策；區分所有權人會議訂定的規約是社區運作的最高指導原則．
社區負責人包括主任委員及管理負責人，統籌社區運做事宜，而主任委員並須主持社區管理委員會的開會,就像公司的董事長，管理委員會是負責執行管理委員會的決議事項及社區日常大小事務．而總幹事(事務管理人員)就像公司的總經理。而事實上很多社區管理委員會也是數週不等召開一次，主任委員幾乎全是無給職，且均有其他職業。所以並非一定專職．而管理服務人係指由區分所有權人會議決議或管理負責人或管理委員會僱傭或委任而執行建築物管理維護事務之公寓大廈管理服務人員或管理維護公司。
管理服務人應包括法人型態的管理維護公司及自然人型態的管理服務人員，而管理服務人員包括事務管理人員及技術服務人員，依條例第四十四及四十五條第一項規定，應依核准業務類別，項目執行管理維護事務，本篇主題是針對事務管理人員的認知及實務探討及研究．
事務管理人員，依公寓大廈管理服務人管理辦法第二條第一款規定，指領有中央主管機關核發認可證，受僱或受任執行公寓大廈一般事務管理服務事項之人員，是負責執行管理委員會的決議事項及社區日常大小事務，就像公司的總經理。社區事務管理人員有如社區管家，大小事，住戶都會來找你處理，是一份長久穩定的工作，也可說是一份專業的事業，為整個社區服務，另外還要經營管理委員會委員們人際關係，尤其是主任委員，也因為是專職，所以整個社區的管理維護工作，幾乎都在事務管理人員身上，所以社區管理維護的成敗，居住品質的提升與否，事務管理人員自然舉足輕重。
在社區稱呼：「公寓大廈事務管理人員」、「總幹事」、「主任」之間有些含糊！在實務上，回到公寓大廈，沒有人在說「事務管理人員」，以前至現在，統一稱呼是：「總幹事」或「主任」，要保留原條文，還是入境隨俗修正為「總幹事」，或甚至於提昇為「公寓大廈管理師」等，是否因此可以提高薪資，報考意願與受住戶認同，是值得研究。
壹、事務管理人員的工作態度及專業事項
事務管理人員的操守很重要，每天要收管理費每筆金錢進出都要有單據，敬業很重要，這個工作屬於責任制手機24小時不關機方便下班或休假時社區有任何狀況保全或委員隨時可連絡隨時掌握社區動態，專業很重要，社區各項設備,設施所在位置須了解機電,電梯或各個保養或維修工程親臨現場監督兼學習了解。
專業化的事務管理人員，是協助社區制定因地制宜的社區公共政策，並協助管理委員會執行社區公共政策，所以除了要有正確的法制觀念及執行的能力外，態度要親和熱忱外更要主動積極。
一、專業化是事務管理人員的優勢，積極協助幹部及住戶了解公寓大廈管條例的相關法令及會議規範以使區分所有權會議及管理委員會進行順利。
二、表決及選舉固然是民主時代的程序，但能讓社區進步提升居住品質等新知識新觀念的引進，可以會議進行的更順利。
三、協助社區成立協調室，延攬社區的專業人士，提供給住戶協調，傾聽住戶意見，給予管理委員會參考，隨時反應意見，使紛爭不致擴大。
四、協助提供社區熱心的專業人士，如律師、建築師、會計師，在固定時段給住戶諮詢。
五、協助社區訂定適宜的公共政策，區分所有權會議修正通過後以便遵循。
六、增強執行社區公共事務的方法，以便順利推展公共事務。
七、協助社區建置ICT(Information and Communication Technology)資訊科技系統，如此繳交管理費可以自動化。事務管理人員不用以收管理費經手現金為苦，又可收集住戶資訊須求提供服務。
八、協助召開管委會委員會議：開會前七至十日以會議通知單，通知各委員並公告與副送公司樓管處乙份備查。會議之前，佈置會場、準備茶水、飲料、席位牌、簽到簿、發言與會議報告(工作報告、上次會議決議案報告、討論議題及相關資料附件) 之書面資料。會議開始清查與會人數並報告會議程序，會議進行時兼任記錄。會後將記錄呈主委批可後，印發各委員乙份與公布，並副送所屬管理維護公司乙份備查。執行委員各項會議決議案，並將執行情形列入下次會議報告資料。
貳、事務管理人員應遵守重要法令事項
一、依條例第四十二條規定，公寓大廈管理委員會，管理負責人或區分所有權人會議，得委任或雇傭領有中央主管機關核發認可證之公寓大廈管理維護公司或管理服務人員執行管理維護事務．只是給了大樓委任或雇傭行為的法源，而不是限制被聘雇的資格！倒是於第45，第50條才是直接限制被委任或受雇傭的條件!!然若無第44條與第45條的規定，而第50條又有一些空間了：於有正常登記的管理公司或有執照的管理服務人員（因營業）而受委託來執行管理維護事務，但他們可不可以派無證照之員工來做總幹事?這一點在公寓大廈管理條例第44及第45條第一款，應依核准類別項目執行管理維護事務，依法是不被許可的，但條文因沒有整合成一條，不易了解。
在實際執行面上，條例第四十四條第三款規定．．事務管理人員是不可同時任職二家以上管理維護公司。是管理維護公司，而非社區。也就是說可以受僱一家管理維護公司，但在同一家管理維護公司的授權下管理不同社區的事務。目前由於景氣較差，管理維護公司都在想辦法節省成本，因此幾乎所有的管理維護公司都會有一個事務管理人員（總幹事/社區主任)管理多個社區，以中部地區為例，一般都是一比三到五，也就是一個管理服務人員（總幹事/社區主任)管理一個較大的社區(約100多戶)及兩個到四個較小(60戶以下)的社區，而平日駐點在那個大社區內，每週會固定至小社區巡視幾次(由公司規定)，除非是超大型的社區(超過300戶)才會有專任事務管理人員(總幹事/社區主任，不兼任其他社區的事務)。
二、依條例第四十四條規定，公寓大廈管理維護公司之管理服務人員，應依下列規定執行業務：
(一)應依核准業務類別、項目執行管理維護事務。
(二)不得同時受聘於二家以上之管理維護公司。雖然對管理服務人員執業方向訂定明確但實務上:
1.管理服務人員，同時取得事務及技術服務人員（防火避難設施，設備安全管理人員），共3張認可證。
2.管理服務人員，受聘於一家管理維護公司，同時又接受另一社區管理委員會自聘為管理服務人員。
3.管理服務人員，將事務管理人員認可證在自聘Ａ社區執業，將第2張防火避難設施管理人員認可證在自聘Ｂ社區執業，又將第3張設備安全管理人員認可證在自聘Ｃ社區執業。
4. 法令是：不可同時任職二家以上管理維護公司。是管理維護公司，而非社區喔！也就是說可以受僱一家管理公司，但在同一家管理公司的授權下管理不同社區的事務。目前由於景氣較差，每個公司都在想辦法節省成本，因此幾乎所有的管理公司都會有一個（總幹事/社區主任)管理多個社區，以中部地區為例，一般都是一比三到五，也就是一個（總幹事/社區主任)管理一個較大的社區(約100多戶)及兩個到四個較小(60戶以下)的社區，而平日駐點在那個大社區內，每週會固定至小社區巡視幾次(由公司規定)，除非是超大型的社區(超過300戶)才會有專有總幹事/社區主任(不兼任其他社區的事務)。
因為守衛(保全員)是必須堅守崗位，所以除非是超大型社區，總幹事不兼任其他社區的事務，否則不會有管理公司以總幹事兼任守衛人員(保全員)。至於總幹事除了幾個社區的行政工作外，有的公司會要求能力較好的總幹事再兼任公司內部的行政工作，工作量蠻大的，上班時間也常在12小時左右，大概沒有人能在兼任其他工作了吧！
因為守衛(保全員)是必須堅守崗位，所以除非是超大型社區，總幹事不兼任其他社區的事務，否則不會有管理公司以總幹事兼任守衛人員(保全員)。至於總幹事除了幾個社區的行政工作外，有的公司會要求能力較好的總幹事再兼任公司內部的行政工作，工作量蠻大的，上班時間也常在12小時左右，大概沒有人能在兼任其他工作了吧！
以上似乎不甚合理，但並不違反上開條文之規定．建議修訂條例時更明確規定。
在條例規定上，必須遵守44，45，46，50，51條等及公寓大廈管理服務人管理辦法之規定如下：
第四十四條 受僱於公寓大廈管理維護公司之管理服務人員，應依下列規定執行業務：
(一)應依核准業務類別、項目執行管理維護事務。
(二)不得將管理服務人員認可證提供他人使用或使用他人之認可證執業。
(三)不得同時受聘於二家以上之管理維護公司。
(四)應參加中央主管機關舉辦或委託之相關機構、團體辦理之訓練。
第四十五條 前條以外之公寓大廈管理服務人員，應依下列規定執行業務：
(一)應依核准業務類別、項目執行管理維護事務。
(二)不得將管理服務人員認可證提供他人使用或使用他人之認可證執業。
(三)應參加中央主管機關舉辦或委託之相關機構、團體辦理之訓練。
第四十六條 第四十一條至前條公寓大廈管理維護公司及管理服務人員之資格、條件、管理維護公司聘僱管理服務人員之類別與一定人數、登記證與認可證之申請與核發、業務範圍、業務執行規範、責任、輔導、獎勵、參加訓練之方式、內容與時數、受委託辦理訓練之機構、團體之資格、條件與責任及登記費之收費基準等事項之管理辦法，由中央主管機關定之。
第 五十 條 從事公寓大廈管理維護業務之管理維護公司或管理服務人員違反第四十二條規定，未經領得登記證、認可證或經廢止登記證、認可證而營業，或接受公寓大廈管理委員會、管理負責人或區分所有權人會議決議之委任或僱傭執行公寓大廈管理維護服務業務者，由直轄市、縣(市)主管機關勒令其停業或停止執行業務，並處新臺幣四萬元以上二十萬元以下罰鍰；其拒不遵從者，得按次連續處罰。
第五十一條 公寓大廈管理維護公司，違反第四十三條規定者，中央主管機關應通知限期改正；屆期不改正者，得予停業、廢止其許可或登記證或處新臺幣三萬元以上十五萬元以下罰鍰；其未依規定向中央主管機關申領登記證者，中央主管機關應廢止其許可。
受僱於公寓大廈管理維護公司之管理服務人員，違反第四十四條規定者，中央主管機關應通知限期改正；屆期不改正者，得廢止其認可證或停止其執行公寓大廈管理維護業務三個月以上三年以下或處新臺幣三千元以上一萬五千元以下罰鍰。
前項以外之公寓大廈管理服務人員，違反第四十五條規定者，中央主管機關應通知限期改正；屆期不改正者，得廢止其認可證或停止其執行公寓大廈管理維護業務六個月以上三年以下或處新臺幣三千元以上一萬五千元以下罰鍰。
參:執行公共事務的能力
公共事務：
協助管理委員會執行條例第三十六條規定等之公共事務，?臚列如下．．．．
管理委員會之職務如下：
一、區分所有權人會議決議事項之執行。
二、共有及共用部分之清潔、維護、修繕及一般改良。
三、公寓大廈及其周圍之安全及環境維護事項。
四、住戶共同事務應興革事項之建議。
五、住戶違規情事之制止及相關資料之提供。
六、住戶違反第六條第一項規定之協調。
七、收益、公共基金及其他經費之收支、保管及運用。
八、規約、會議紀錄、使用執照謄本、竣工圖說、水電、消防、機械設施、管線圖說、會計憑證、會計帳簿、財務報表、公共安全檢查及消防安全設備檢修之申報文件、印鑑及有關文件之保管。
九、管理服務人之委任、僱傭及監督。
十、會計報告、結算報告及其他管理事項之提出及公告。
十一、共用部分、約定共用部分及其附屬設施設備之點收及保管。
十二、依規定應由管理委員會申報之公共安全檢查與消防安全設備檢修之申報及改善之執行。
十三、其他依本條例或規約所定事項。
且必須遵守公寓大廈管理條例施行細則 第十一條規定略以．． 本條例第三十六條所定管理委員會之職務，除第七款至第九款、第十一款及第十二款外，經管理委員會決議或管理負責人以書面授權者，得由管理服務人執行之。但區分所有權人會議或規約另有規定者，從其規定。 |
一:在工作實務上──與公務部門互動領域部分
(一): 依條例，施行細則及公寓大廈管理組織申請報備處理原則等規定，協助社區召開區分所有權人會議，成立管理委員會，並向主管機關報備．
(二):依條例第十條規定，社區共用部分、約定共用部分，若涉及公共環境清潔衛生之維持、公共消防滅火器材之維護、公共通道溝渠及相關設施之修繕，其費用政府得視情況予以補助，補助辦法由直轄市、縣(市)政府定之。向主管機關申請補助．
(三):參加主管機關舉辦之優良公寓大廈評選，贏得獎金，獎品，獎狀，增加社區能見度，居住品質及資產，價格 ．
(四):主動協調，積極勸導社區住戶擅自變更使用，如違章建築，違規使用，讓違規，違建住戶，自行改善，提昇美好的居住環境．
二:在工作實務上──社區領域部分
一:周全的巡視公寓大廈周圍環境，注意可能之不安全事項立即予以改善，以避免任何住戶受傷受困之事件發生．
二:開闢社區財源，例如出租共用部分做廣告，停車場或其他合法行業．
三:節樽開支，廣闢財源使社區管理費逐漸降低．
四:以良好的服務態度，肯切的勸導未繳管理費的住戶或以上二，三點方法建議，使社區管理費繳交率可以逐月提昇．
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